Peranan Guru dalam Pengendalian Hal Ehwal Murid

1.0       Disiplin Pelajar

1.1       Disiplin pelajar adalah menjadi tanggungjawab semua guru. Oleh yang demikian semua guru dikehendaki bekerjasama untuk mendisiplin kelas-kelas yang diajar sepanjang masa. Sistem Merit dan Demerit akan terus dilaksanakan.

1.2       Hanya kes-kes disiplin yang rumit sahaja perlu dirujuk kepada Guru Disiplin.

1.3       Semua guru-guru dikehendaki mencatatkan butir-butir disiplin pelajar dalam buku pemantauan kelas untuk dijadikan rujukan tindakan oleh Lembaga Disiplin apabila perlu. Catatan juga boleh dibuat di dalam Buku Persediaan Mengajar Guru.

1.4       Guru-guru mata pelajaran seperti P.J.K / P.S. / P.M./ K.H./ L.K./ Sains yang memerlukan pelajar-pelajar bergerak ke tempat lain seperti bengkel atau makmal hendaklah memastikan mereka berbaris dan bergerak secara teratur ke tempat yang di tujui. Begitu juga dikehendaki selepas pelajaran tamat.

2.0       Kehadiran Pelajar

2.1       Guru-guru yang memasuki kelas dikehendaki menyemak sama ada bilangan pelajar di dalam kelas adalah sama dengan bilangan yang tercatat di dalam buku Pemantauan Kelas (yang disimpan oleh Ketua Tingkatan) dan menandatangani buku tersebut. Jika didapati sesiapa yang tidak ada di dalam kelas, guru berkenaan diminta mengambil tindakan yang sewajarnya.

2.2       Kebenaran untuk pelajar keluar kelas hanya diberikan oleh guru yang mengajar. Sila benarkan tidak lebih daripada dua (2) orang pelajar keluar pada sesuatu masa. Hadkan masa keluar berdasarkan tujuan keluar dan pastikan mereka tidak melewati had masa yang ditetapkan.

2.3       Sistem penggunaan Kad Keluar akan diteruskan. Pelajar yang keluar kelas mesti mempamerkan Kad Keluar yang diberikan guru yang mengajar. Ketiadaan Kad Keluar dianggap sebagai tidak mendapat kebenaran keluar.

3.0        Bimbingan dan Kaunseling.

3.1       Kaunselor hendaklah merancang program-program motivasi, ceramah-ceramah kerjaya, dan sesi bimbingan dan kaunseling dari semasa kesemasa dan juga merancang program-program selepas PMR.

3.2       Kaunselor hendaklah memberi layanan yang baik kepada pelajar-pelajar yang memerlukan khidmat kaunseling, baik yang datang sendiri atau yang dirujuk oleh jawatankuasa disiplin.

4.0       Rawatan Murid.

4.1        Murid yang sakit dan memerlukan rawatan perlu mendapat pengesahan daripada guru kelas.  Jika murid tersebut perlu dihantar ke klinik, guru kelas perlu melengkapkan borang pengesahan    yang   disediakan   dan  baru  merujuk kepada Penolong Kanan HEM untuk kebenaran keluar.

4.2        Murid yang  hendak ke  klinik   akan   dihantar   oleh pemandu  dan   diiringi oleh PPM asrama dan sekiranya tidak ada   pemandu  pada  hari tersebut, waden  atau  guru  bertugas   harian  diberi tanggungjawab  untuk menghantarnya.     

           

5.0      Membawa murid-murid keluar waktu persekolahan.

5.1      Sekiranya guru-guru ingin membawa murid-murid keluar untuk  aktiviti  pembelajaran  di luar   kawasan   sekolah   (bukan  lawatan  khas)   atau     

           membawa pelajar untuk menghadiri bengkel,  ceramah,   pameran  atau 

           pertandingan, guru perlu mengisi 5 salinan borang lawatan  yang   boleh didapati di pejabat.

5.2       Setiap salinan hendaklah diserahkan   kepada   Penolong   Kanan   HEM, Pemandu, Waden/PPP, Penyedia Makanan Asrama dan simpanan guru pengelola.

5.3    Pastikan borang tersebut diserahkan awal untuk memudahkan tempahan bas atau selewat-lewatnya sehari sebelum tarikh pergi.

PENDAFTARAN MASUK MURID BARU

1.         Pendaftaran murid baru untuk Tingkatan Satu dan Tingkatan Empat akan diadakan pada 1 Januari setiap awal tahun  dari jam 9.00 pagi hingga 1.00  petang di Dewan Makan Asrama.

2.         Jawatankuasa Pendaftaran terdiri daripada Guru Asrama, Kakitangan pentadbiran, AJK PIBG, Guru SPBT, AJK Koperasi, Penyelia Asrama & PPM

3.         Murid baru yang tidak mendaftar pada hari tersebut boleh mendaftar pada Penolong Kanan HEM di pejabat.

4.         Guru kelas boleh mendapatkan nombor pendaftaran murid baru melalui Buku Pendaftaran Sekolah yang terletak di bilik Penolong Kanan HEM dan catatkan ke dalam Buku Jadual Kedatangan.

5.         Guru boleh berhubung dengan Setiausaha Sukan untuk menentukan Rumah Sukan serta aktiviti kokurikulum murid berkenaan.

PANDUAN MENGISI JADUAL KEDATANGAN PELAJAR

1.         NOMBOR DAFTAR PELAJAR

Setiap pelajar mesti mempunyai pendaftarannya di sekolah ini. Ini boleh  didapati:

a)    Dari jadual kedatangan pelajar tahun lepas

b)    Fail sulit pelajar

Sekiranya tiada, guru hendaklah mendapatkan nombor ini dengan mengisikan nama pelajar dan lain-lain butir diri pelajar ke dalam buku pendaftaran pelajar.

(Nota : Segala butir diri pelajar di dalam buku pendaftaran pelajar hendaklah dilengkapkan selewat-lewatnya pada 31hb. Mac setiap tahun).

2.    BUTIR DIRI PELAJAR

i)              Bahagian ini mestilah disiapkan selepas penggal pertama persekolahan dibuka.Tiap-tiap perkara yang terkandung butir diri pelajar ini mestilah lengkap termasuk nombor pendaftaran pelajar.

ii)            Alamat pelajar hendaklah ditulis lengkap dengan poskod.

iii)           Sekiranya pelajar tidak ada telefon rumah, sila dapatkan nombor telefon pejabat ibu bapa / penjaga atau nombor telefon jirannya jika ada.

iv)           Tulis nombor ahli koperasi di bahagian catatan belakang.

3.    SUSUNAN NAMA PELAJAR

a.            Hendaklah disusun mengikut abjad.

b.            Jika pelajar mendaftar lewat, tulis nama di barisan akhir dan susun semula mengikut abjad pada bulan berikutnya.

4.   MENULIS NAMA PELAJAR

i)                      Nama pelajar hendaklah ditulis sepenuhnya.

Contohnya :-    FAIZANA BT. HALEEL RAHUMAN bukan FAIZANA    

                      NUR AIZAT AMEEN  B. KAMARUL AMEEN  bukan

                      NUR AIZAT  sahaja.

ii)                    Nama pelajar hendaklah ditulis dengan huruf besar/cerai.

5.   TANDA-TANDA YANG DIGUNAKAN DALAM JADUAL KEDATANGAN

      Dalam Jadual Kedatangan Kelas,  sila gunakan tanda-tanda seperti berikut :-

i)    Hadir  - Untuk pelajar yang hadir ………. (/)

ii)   Tidak Hadir - Untuk pelajar yang tidak hadir tapi ada surat akuan /surat doktor atau diakui oleh ibu bapa / penjaga ……(S) 

iii)  Ponteng  - Untuk pelajar yang tidak hadir dan tiada surat doktor/surat ibu bapa/penjaga atau keterangan-keterangan yang boleh diterima oleh Pengetua/ Guru Tingkatan secara lisan, bertulis……..(P)

 iv) Lewat  - Untuk pelajar yang datang lewat………(L)

            Perhatian: Catatkan jenis cuti pada hari-hari cuti awam / cuti sekolah.

6.   CARA MENGIRA

                                                                Jumlah Kedatangan

i)          Purata Kedatangan     =          -------------------------------

                                                            Jumlah Hari Dalam Bulan

                                                                        Jumlah Kedatangan

ii)         Peratus Kedatangan   =           -------------------------------------------   x 100%

                                                            Jumlah Sebenar Kedatangan Pelajar

(Nota) i)           Bagi purata kedatangan pelajar tidak boleh ditulis dalam perpuluhan tetapi hendaklah dijadikan nombor bulat pada unit yang terhampir.

                        Contoh:- 45.6 adalah 46

ii)          Peratus kedatangan hendaklah ditulis pada tempat perpuluhan yang pertama sahaja.

                        Contoh :- 97.82% menjadi 97.8%
iii)        Bagi murid lewat mereka dikira hadir sekolah.  

   

7.            SURAT PEKELILING PROSEDUR-KETIDAKHADIRAN PELAJAR

            Merujuk perkara di atas, tuan/puan diminta mengenal pasti sebab-sebab pelajar tidak hadir atau enggan hadir ke sekolah. Kadang-kadang pelajar tidak hadir tanpa pengetahuan ibu bapa / penjaga. Justeru itu pihak sekolah bertanggungjawab untuk menghubungi mereka secara bertulis atau melalui telefon (dengan catatan panggilan itu di dalam Buku Kedatangan/ kelas tuan puan.)

1.         Tuan / puan diminta mengambil langkah-langkah sekiranya pelajar tidak hadir.

(i)         Memastikan semua pelajar yang tidak hadir memberikan surat doktor atau 

surat ibubapa/penjaga dengan tandatangan yang sah untuk tempoh masa pelajar itu tidak hadir.  Pelajar yang tidak hadir selama dua hari tanpa surat doktor diminta berjumpa dengan Pengetua (kecuali ada bukti-bukti yang nyata, ketidakhadiran pelajar itu ada sebab munasabah yang kuat). Sila tanda (S) sekiranya ada surat dan (P) jika tidak memberikan surat sebelum hujung minggu.

(ii)        Surat Amaran Pertama hendaklah dihantar pada hari ketiga untuk pelajar yang belum datang ke sekolah selama tiga hari, atau pada hari kelima pelajar tidak hadir sekiranya pelajar telah tidak hadir ke sekolah (P) selama sepuluh hari bukan secara berturut-turut tanpa surat.

(iii)       Surat Amaran Kedua hendaklah dihantar BERDAFTAR (sila catat Berdaftar pada sampul surat) Jika pelajar belum datang atau belum menghubungi sekolah 7 hari selepas Surat Amaran Pertama.  Surat Amaran Kedua hendaklah dihantar juga sekiranya pelajar telah ditandai (P) sebanyak 20 hari bukan secara berturut-turut.      

(iv)          Surat Amaran Terakhir hendaklah  dihantar melalui BERDAFTAR   AKUAN PENERIMA sekiranya tiada apa-apa komunikasi 7 hari selepas surat amaran kedua. Sila gunakan surat amaran kedua tetapi tukarkan Kedua ke Terakhir dan garis. “nama anak tuan / puan akan dibuang sekolah dengan dakwat merah”. Sila hantar surat tersebut juga untuk pelajar yang telah ditandai (P) sebanyak 40 hari bukan secara berturut-turut.

(v)           Selepas tempoh dua minggu dari penghantaran Surat Amaran Terakhir atau selepas 20 hari ditandai (P), pelajar boleh dibuang sekolah. Surat untuk tujuan memberitahu ibu bapa / penjaga pelajar telah dibuang sekolah hendaklah ditandatangani oleh Pengetua atau Guru Besar. Pelajar tidak boleh diterima balik selepas itu tanpa merujukkannya kepada Pengetua.

2.         Surat-surat berkenaan boleh didapati dipejabat. Tuan / puan diminta mengisikan surat ini di pejabat dan memastikan penghantarannya.

3.         Semua tindakan yang telah diambil hendaklah dicatat di ruang berkenaan pada tarikh surat arahan dihantar dengan catatan AP : Arahan Pertama, AK : Arahan Kedua, AT : Arahan Terakhir dan BS : Buang Sekolah dalam Buku Kedatangan untuk rujukan seterusnya.

4.         Semua surat doktor, surat daripada ibu bapa / penjaga dan surat keluar kawasan sekolah hendaklah disimpan dengan baik di dalam fail yang dibekalkan kepada guru tingkatan / kelas pada awal sesi akedemik. Sila pastikan nama,tingkatan /kelas dan tarikh tidak hadir tercatat di dalam surat-surat. Sila susun surat, ikut tarikh dan bulan (kokot semua surat untuk satu bulan bersama-sama untuk kemudahan rujukan apabila perlu).

5.         Untuk makluman tuan/puan, pelajar yang balik dengan kebenaran/kenyataan sebelum masa ketiga dianggap tidak hadir (S). Yang keluar kawasan sekolah untuk mewakili sekolah dalam pertandingan rasmi dianggap hadir pada hari itu.

6.         Penghantaran surat-surat adalah seperti berikut:

Surat	Tarikh Tidak Hadir (P)           Berturut-turut	Hari Tidak Hadir (P) Bukan             Berturut-turut
Amaran Pertama Amaran Kedua Amaran Terakhir Buang Sekolah	Pada hari ke-3 7 hari selepas Amaran Pertama 7 hari selepas Amaran Kedua 14 hari selepas Amaran Terakhir	Pada kali ke sepuluh 10 hari lagi selepas Amaran Pertama 20 hari lagi selepas Amaran Kedua 20 hari lagi selepas Amaran Terakhir
Jumlah Hari Tidak Hadir	31 hari	60 hari bukan berturut-turut

Kerjasam tuan/puan dalam perkara-perkara tersebut amat dihargai.

Terima kasih.

BERHENTI / BERTUKAR SEKOLAH

i)              Guru-guru hendaklah mencatat tarikh pelajar berhenti, sebab berhenti dan jika bertukar, nama sekolah murid tersebut (di muka surat belakang).

Contoh: Bertukar ke SMPK Shah Alam mulai 10.2.2012

ii)            Pelajar-pelajar tidak boleh bertukar sekolah selagi tidak ada jawapan dari Bahagian Pendidikan Khas, KPM

iii)    Kemudian nama pelajar tersebut dipotong daripada senarai jadual kedatangan  pada bulan berikutnya dan nama pelajar ini digugurkan daripada senarai itu. Kedatangannya juga hendaklah ditolak. Susunan nama pelajar hendaklah disusun semula mengikut abjad.

iv)   Guru-guru tingkatan hendaklah memastikan yang pelajar tersebut telah memulangkan buku bantuan dan membayar yuran sekolah.

v)         Setelah perkara di atas diselesaikan guru tingkatan hendaklah menulis sijil berhenti, menyediakan kad 001, borang SPBT (jika ada), Kad Laporan dan diisi dalam sampul surat yang digamkan untuk dibawa oleh pelajar berkenaan ke sekolah yang baru.

MURID BARU BERTUKAR KE SMPKP

i)              Pendaftaran akan diterima oleh Penolong Kanan (HEM)

ii)      Guru tingkatan hendaklah mengisi maklumat pelajar ke dalam Buku Jadual Kedatangan

iii)           Masukkan nama pelajar di barisan bawah di dalam Jadual Kedatangan jika masuk pada pertengahan bulan dan pada bulan berikut susun semula nama mengikut turutan abjad.

iv)           Tentukan rumah sukan dan persatuan/kelab.

v)             Pastikan pelajar berkenaan mempunyai :

a)    Kad 001

b)    Borang SPBT (jika ada)

c)     Kad Kesihatan (bagi Tingkatan 2/3 dari sekolah lama)

8.MENUTUP KEDATANGAN PELAJAR PADA TIAP-TIAP BULAN

i)                  Ini hendaklah dilakukan pada tiap-tiap akhir bulan.

ii)             Penyata bulanan dilekatkan di register dan hendaklah diisi pada masa yang sama atau selewat-lewatnya 3hb. setiap bulan.

iii)     Jadual kedatangan akan disemak semula pada tiap-tiap bulan oleh Penyelaras.

9.MENUTUP JADUAL KEDATANGAN PELAJAR PADA AKHIR TAHUN

Walaupun bulan November merupakan bulan terakhir bagi tiap-tiap satu tahun persekolahan, tetapi jadual ini hendaklah ditutup pada bulan Disember. Jadi bagi bulan Disember, nama pelajar hendaklah ditulis dan jadual itu ditutup seperti biasa. Hanya di ruangan kedatangan ditulis CUTI PENGGAL KETIGA melintang.

10.             KESILAPAN YANG DIBUAT DALAM JADUAL KEDATANGAN

Sekiranya ada kesilapan yang dibuat, hanya potong dan tuliskan yang betul di atas kesilapan tadi dan tandatangan. Jangan guna ‘correction fluid’.